Que quantidade de vinho prever para um evento de empresa?

Uma encomenda mal calculada nota-se logo. Ou o serviço é interrompido a meio de um discurso, ou sai com caixas inteiras e uma fatura mais pesada sem razão. Entre estes dois extremos, bastam algumas referências para acertar, desde que se parta do copo e não da garrafa.

Pensar em copos antes de pensar em garrafas

A regra de conversão, essa, não muda. Uma garrafa de 75 cl corresponde a seis copos de 12,5 cl, e é com base nisso que os serviços de catering para empresas, como aEnsuite, fazem as suas estimativas. Falta saber quantos copos cada convidado irá realmente beber, o que depende sobretudo do formato escolhido.

Refeições sentadas

Para um almoço de negócios, dois copos por pessoa constituem uma base sólida. À noite, a duração da refeição e o ambiente mais descontraído fazem subir este número para três. Num jantar de gala servido em vários tempos, os profissionais do setor contam antes com o equivalente a meia garrafa por convidado. Em termos concretos, vinte pessoas reunidas num almoço representam cerca de quarenta copos, ou seja, aproximadamente sete garrafas.

Formatos de pé

Num cocktail ajantarado, o consumo é mais rápido, simplesmente porque os convidados circulam e petiscam continuamente. Conte com uma garrafa para três pessoas quando o vinho é a única bebida alcoólica, e uma para quatro assim que a cerveja entra na oferta. O ritmo segue, aliás, uma curva bastante regular, com dois copos durante a primeira hora e depois um copo por hora. Para um afterwork ou uma festa de despedida, um copo por pessoa continua a ser suficiente.

Ajustar ao público e à estação do ano

Estas referências valem apenas como ponto de partida. Um seminário que reúna sobretudo pessoas na casa dos trinta não terá o mesmo consumo que uma festa de fim de ano, tanto mais que os hábitos mudam depressa. A proporção de convidados que não bebem álcool aumenta claramente, o que justifica reservar pelo menos um terço da encomenda para bebidas sem álcool e prever um litro de água por pessoa.

A estação do ano pesa igualmente. No inverno, o tinto representa cerca de dois terços do volume de vinho. Com a chegada do bom tempo, a repartição equilibra-se entre tinto, branco e rosé, enquanto o consumo de água sobe. Em todos os casos, mantenha uma margem de 15 a 20 %, pois uma rutura de stock a meio da noite custa muito mais do que um ligeiro excedente.

Ter em conta o enquadramento aplicável

Há um ponto que escapa muitas vezes aos organizadores. Em França, no local de trabalho, apenas o vinho, a cerveja, a sidra e a perada são autorizados, ficando as bebidas espirituosas proibidas mesmo numa receção organizada pela direção. O regulamento interno pode, aliás, restringir ainda mais esta tolerância, em especial quando certos postos de trabalho apresentam riscos. Verifique este ponto antes de validar a carta, para evitar uma má surpresa na véspera.

Acertar a encomenda com o seu serviço de catering

A quantidade de vinho nunca se decide isoladamente. Um bufete farto e condimentado pedirá mais bebidas do que uma seleção ligeira de petiscos, pelo que aharmonização com o menu merece ser discutida com antecedência. Aproveite para fazer duas perguntas concretas, uma sobre a devolução das garrafas não abertas, muitas vezes possível, e outra sobre a organização do serviço. Multiplicar os pontos de distribuição torna a circulação mais fluida a partir de cerca de cinquenta convidados.

Por fim, disponibilize as garrafas progressivamente em vez de todas de uma só vez. Assim mantém o controlo sobre as quantidades, ajusta em tempo real e termina a noite sem desperdício.