Ile wina przygotować na firmowe wydarzenie?

Źle oszacowane zamówienie od razu daje o sobie znać. Albo wina zabraknie w połowie przemówień, albo zostaniesz z całymi kartonami i niepotrzebnie wyższym rachunkiem. Między tymi skrajnościami wystarczy kilka punktów odniesienia, by trafnie zaplanować ilość, pod warunkiem że liczysz od kieliszka, a nie od butelki.

Licz w kieliszkach, zanim zaczniesz liczyć butelki

Sama zasada przeliczania jest stała. Butelka 75 cl to sześć kieliszków po 12,5 cli właśnie na tej podstawie firmy cateringowe obsługujące wydarzenia firmowe, takie jakEnsuite, przygotowują swoje szacunki. Pozostaje ustalić, ile kieliszków każdy gość rzeczywiście wypije, a to zależy przede wszystkim od formy wydarzenia.

Posiłki przy stole

Na lunch biznesowy dwa kieliszki na osobę to solidna podstawa. Wieczorem, przy dłuższym posiłku i swobodniejszej atmosferze, liczba ta rośnie do trzech. Podczas kolacji galowej serwowanej w kilku daniach branża przyjmuje raczej równowartość pół butelki na gościa. W praktyce dwadzieścia osób na lunchu to około czterdziestu kieliszków, czyli mniej więcej siedem butelek.

Wydarzenia na stojąco

Podczas przyjęcia koktajlowego z przekąskami wino schodzi szybciej, po prostu dlatego, że goście przemieszczają się i stale coś jedzą. Licz jedną butelkę na trzy osoby, gdy wino jest jedynym napojem alkoholowym, i jedną na cztery, jeśli w ofercie jest także piwo. Tempo jest zresztą dość regularne: dwa kieliszki w pierwszej godzinie, potem jeden kieliszek na godzinę. Na afterwork lub pożegnanie w pracy wystarczy jeden kieliszek na osobę.

Dostosuj ilość do gości i pory roku

Te wartości są jedynie punktem wyjścia. Seminarium, na którym większość uczestników to trzydziestolatkowie, nie będzie przebiegać tak samo jak przyjęcie na koniec roku, zwłaszcza że zwyczaje szybko się zmieniają. Wyraźnie rośnie odsetek gości, którzy nie piją alkoholu, dlatego warto przeznaczyć co najmniej jedną trzecią zamówienia na napoje bezalkoholowe i zaplanować litr wody na osobę.

Równie ważna jest pora roku. Zimą wino czerwone stanowi około dwóch trzecich całej ilości wina. Gdy robi się cieplej, proporcje między winem czerwonym, białym i różowym się wyrównują, a zużycie wody rośnie. W każdym przypadku zachowaj zapas w wysokości 15–20%, ponieważ braki w trakcie wieczoru kosztują znacznie więcej niż niewielka nadwyżka.

Uwzględnij obowiązujące przepisy

Jedna kwestia często umyka organizatorom. We Francji w miejscu pracy dozwolone są wyłącznie wino, piwo, cydr i perry, a napoje spirytusowe pozostają zakazane nawet podczas przyjęcia organizowanego przez kierownictwo. Regulamin pracy może zresztą jeszcze bardziej ograniczać to odstępstwo, zwłaszcza gdy niektóre stanowiska wiążą się z ryzykiem. Sprawdź to, zanim zatwierdzisz listę napojów, aby uniknąć przykrej niespodzianki w przeddzień wydarzenia.

Uzgodnij zamówienie z firmą cateringową

O ilości wina nigdy nie decyduje się w oderwaniu od reszty. Obfity i wyraziście przyprawiony bufet wymaga więcej napojów niż lekki wybór przekąsek, dlategodopasowanie do menu warto omówić z wyprzedzeniem. Przy okazji zadaj dwa konkretne pytania: jedno o możliwość zwrotu nieotwartych butelek, co często jest możliwe, drugie o organizację serwisu. Przy ponad pięćdziesięciu gościach kilka punktów wydawania napojów ułatwia poruszanie się po sali.

Wreszcie wydawaj zapasy stopniowo, a nie wszystkie naraz. Dzięki temu zachowasz kontrolę nad ilościami, na bieżąco dostosujesz zamówienie i zakończysz wieczór bez marnowania.