Wie viel Wein sollte man für eine Firmenveranstaltung einplanen?

Eine falsch kalkulierte Bestellung fällt sofort auf. Entweder geht mitten in der Rede der Wein aus, oder Sie fahren mit ganzen Kartons und einer unnötig hohen Rechnung nach Hause. Zwischen diesen beiden Extremen genügen einige Richtwerte, um richtig zu planen – vorausgesetzt, man geht vom Glas statt von der Flasche aus.

In Gläsern denken, bevor man in Flaschen rechnet

Die Umrechnungsregel bleibt immer gleich: Eine 0,75-l-Flasche entspricht sechs Gläsern à 12,5 cl, und auf dieser Grundlage erstellen Firmencaterer wie Ensuite ihre Schätzungen. Bleibt die Frage, wie viele Gläser jeder Gast tatsächlich trinkt – und das hängt vor allem vom gewählten Format ab.

Gesetzte Essen

Für ein Geschäftsessen am Mittag sind zwei Gläser pro Person eine solide Basis. Am Abend steigt diese Zahl durch die längere Dauer und die entspanntere Atmosphäre auf drei. Bei einem Galadinner mit mehreren Gängen rechnet die Branche eher mit einer halben Flasche pro Gast. Konkret: Zwanzig Personen bei einem Mittagessen entsprechen rund vierzig Gläsern, also etwa sieben Flaschen.

Stehformate

Bei einem Flying Dinner wird schneller getrunken, ganz einfach, weil die Gäste umhergehen und ständig etwas essen. Rechnen Sie mit einer Flasche für drei Personen, wenn Wein das einzige alkoholische Getränk ist, und mit einer für vier, sobald auch Bier angeboten wird. Der Verbrauch folgt dabei einer recht gleichmäßigen Kurve: zwei Gläser in der ersten Stunde, danach ein Glas pro Stunde. Für einen Afterwork oder einen Abschiedsumtrunk reicht ein Glas pro Person.

An Publikum und Jahreszeit anpassen

Diese Richtwerte sind nur ein Ausgangspunkt. Ein Seminar mit überwiegend Dreißigjährigen wird anders trinken als eine Weihnachtsfeier, zumal sich die Gewohnheiten schnell ändern. Der Anteil der Gäste, die keinen Alkohol trinken, wächst deutlich. Daher sollten Sie mindestens ein Drittel der Bestellung für alkoholfreie Getränke reservieren und einen Liter Wasser pro Person einplanen.

Die Jahreszeit spielt ebenso eine Rolle. Im Winter macht Rotwein etwa zwei Drittel der Weinmenge aus. Sobald es wärmer wird, verteilt sich der Konsum gleichmäßig auf Rot, Weiß und Rosé, während der Wasserverbrauch steigt. In jedem Fall sollten Sie einen Puffer von 15 bis 20 % einplanen, denn ein Engpass mitten am Abend kostet deutlich mehr als ein kleiner Überschuss.

Den rechtlichen Rahmen beachten

Ein Punkt entgeht Veranstaltern oft. In Frankreich sind am Arbeitsplatz nur Wein, Bier, Cidre und Birnenmost erlaubt; Spirituosen bleiben verboten, selbst bei einem von der Geschäftsleitung organisierten Empfang. Die Betriebsordnung kann diese Toleranz zudem weiter einschränken, insbesondere wenn bestimmte Arbeitsplätze mit Risiken verbunden sind. Prüfen Sie diesen Punkt, bevor Sie die Getränkeauswahl festlegen – das erspart Ihnen eine böse Überraschung am Vorabend.

Die Bestellung mit Ihrem Caterer abstimmen

Die Weinmenge wird nie isoliert festgelegt. Ein reichhaltiges, würziges Buffet verlangt nach mehr Getränken als eine leichte Auswahl an Häppchen, daher sollte die Abstimmung mit dem Menü im Vorfeld besprochen werden. Nutzen Sie die Gelegenheit, um zwei konkrete Fragen zu stellen: zur Rücknahme ungeöffneter Flaschen, die oft möglich ist, und zur Organisation des Ausschanks. Ab etwa fünfzig Gästen sorgen mehrere Ausgabestellen für einen reibungslosen Ablauf.

Und schließlich: Geben Sie den Vorrat nach und nach aus statt auf einmal. So behalten Sie die Mengen im Griff, können direkt nachsteuern und beenden den Abend ohne Verschwendung.