¿Cuánto vino prever para un evento de empresa?

Un pedido mal calculado se nota enseguida. O el servicio se interrumpe en pleno discurso, o te vas con cajas enteras y una factura abultada sin motivo. Entre estos dos extremos, bastan unas cuantas referencias para acertar, siempre que partas de la copa y no de la botella.

Pensar en copas antes que en botellas

La regla de conversión, en cambio, no varía. Una botella de 75 cl equivale a seis copas de 12,5 cl, y sobre esa base elaboran sus estimaciones los catering para empresas, como Ensuite. Queda por saber cuántas copas beberá realmente cada invitado, lo que depende sobre todo del formato elegido.

Las comidas sentadas

Para una comida de negocios, dos copas por persona son una base sólida. Por la noche, la duración de la comida y el ambiente más distendido elevan esa cifra a tres. En una cena de gala servida en varios tiempos, los profesionales calculan más bien el equivalente a media botella por invitado. En concreto, veinte personas reunidas en una comida suponen unas cuarenta copas, es decir, unas siete botellas.

Los formatos de pie

En un cóctel-cena se bebe más rápido, sencillamente porque los invitados circulan y picotean sin parar. Calcula una botella por cada tres personas cuando el vino es la única bebida alcohólica, y una por cada cuatro en cuanto la cerveza entra en la oferta. Además, el ritmo sigue una curva bastante regular: dos copas durante la primera hora y después una copa por hora. Para un afterwork o una despedida, una copa por persona es suficiente.

Ajustar según el público y la temporada

Estas referencias solo sirven como punto de partida. Un seminario con mayoría de treintañeros no consumirá lo mismo que una fiesta de fin de año, sobre todo porque los hábitos evolucionan rápido. La proporción de invitados que no beben alcohol crece claramente, lo que justifica reservar al menos un tercio del pedido a las bebidas sin alcohol y prever un litro de agua por persona.

La temporada pesa igual. En invierno, el tinto representa alrededor de dos tercios del volumen de vino. En cuanto llega el buen tiempo, el reparto se equilibra entre tinto, blanco y rosado, mientras que el consumo de agua se dispara. En cualquier caso, reserva un margen del 15 al 20 %, porque quedarse sin existencias en plena velada sale mucho más caro que un ligero excedente.

Tener en cuenta el marco aplicable

Hay un punto que a menudo se les escapa a los organizadores. En el lugar de trabajo, en Francia, solo se autorizan el vino, la cerveza, la sidra y la perada; los destilados siguen prohibidos incluso en una recepción organizada por la dirección. El reglamento interno puede, además, restringir aún más esta tolerancia, sobre todo cuando algunos puestos implican un riesgo. Comprueba este punto antes de validar la carta: te evitará una mala sorpresa la víspera.

Cuadrar el pedido con tu catering

La cantidad de vino nunca se decide de forma aislada. Un bufé abundante y especiado pedirá más bebida que una selección ligera de bocaditos, de modo que el maridaje con el menú merece hablarse con antelación. Aprovecha para plantear dos preguntas concretas: una sobre la devolución de las botellas sin abrir, a menudo posible, y otra sobre la organización del servicio. Multiplicar los puntos de servicio agiliza la circulación a partir de unos cincuenta invitados.

Por último, saca las existencias poco a poco en lugar de todas de golpe. Así mantienes el control de las cantidades, ajustas sobre la marcha y terminas la velada sin desperdicio.