Hoeveel wijn heb je nodig voor een bedrijfsevenement?

Een slecht afgestemde bestelling merk je meteen. Ofwel valt de bediening stil midden in een toespraak, ofwel blijf je zitten met volle dozen en een onnodig hoge factuur. Tussen die twee uitersten volstaan een paar richtpunten om juist te mikken, op voorwaarde dat je vertrekt van het glas en niet van de fles.

Eerst in glazen rekenen, dan pas in flessen

De omrekeningsregel zelf verandert niet. Een fles van 75 cl komt overeen met zes glazen van 12,5 cl, en op die basis maken cateraars voor bedrijven, zoals Ensuite, hun ramingen. Blijft de vraag hoeveel glazen elke gast werkelijk zal drinken, en dat hangt vooral af van het gekozen formaat.

Zittende maaltijden

Voor een zakenlunch zijn twee glazen per persoon een solide basis. 's Avonds, door de langere maaltijd en de meer ontspannen sfeer, loopt dat op tot drie. Bij een galadiner met meerdere gangen rekent de sector eerder op het equivalent van een halve fles per gast. Concreet: twintig mensen rond een lunch zijn goed voor een veertigtal glazen, of ongeveer zeven flessen.

Staande formules

Op een walking dinner wordt sneller gedronken, simpelweg omdat de gasten rondlopen en voortdurend iets eten. Reken op één fles voor drie personen als wijn de enige alcoholische drank is, en één voor vier zodra er ook bier wordt geschonken. Het tempo volgt trouwens een vrij regelmatige curve: twee glazen tijdens het eerste uur en daarna één glas per uur. Voor een afterwork of een afscheidsdrink volstaat één glas per persoon.

Bijsturen volgens het publiek en het seizoen

Deze richtpunten zijn slechts een vertrekpunt. Een seminar met vooral dertigers drinkt niet zoals een eindejaarsfeest, temeer omdat gewoonten snel veranderen. Het aandeel gasten dat geen alcohol drinkt, stijgt duidelijk, wat rechtvaardigt dat je minstens een derde van de bestelling reserveert voor alcoholvrije dranken en op één liter water per persoon rekent.

Het seizoen weegt even zwaar door. In de winter is rode wijn goed voor ongeveer twee derde van het wijnvolume. Zodra het mooi weer wordt, verdeelt het zich gelijk over rood, wit en rosé, terwijl het waterverbruik stijgt. Hoe dan ook: houd een marge van 15 tot 20 % aan, want een tekort midden op de avond kost veel meer dan een klein overschot.

Rekening houden met de geldende regels

Eén punt ontgaat organisatoren vaak. Op de werkplek zijn in Frankrijk alleen wijn, bier, cider en perencider toegestaan; sterkedrank blijft verboden, zelfs op een receptie die door de directie wordt georganiseerd. Het huishoudelijk reglement kan deze tolerantie bovendien verder beperken, vooral wanneer bepaalde functies een risico inhouden. Controleer dit punt voordat je de drankenkaart vastlegt; zo vermijd je een onaangename verrassing de dag ervoor.

De bestelling afstemmen met je cateraar

De hoeveelheid wijn bepaal je nooit los van de rest. Een copieus en pittig buffet vraagt om meer drank dan een lichte selectie hapjes, dus het loont om de afstemming op het menu vooraf te bespreken. Maak meteen van de gelegenheid gebruik om twee concrete vragen te stellen: de ene over de terugname van ongeopende flessen, wat vaak mogelijk is, de andere over de organisatie van de bediening. Meer schenkpunten zorgen voor een vlottere doorstroming zodra er meer dan een vijftigtal gasten zijn.

Zet de voorraad ten slotte geleidelijk klaar in plaats van alles in één keer. Zo houd je de hoeveelheden in de hand, stuur je live bij en sluit je de avond af zonder verspilling.